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院办公室
  1. 管理细则

  2. 岗位职责

  3. 工作日志

  4. 文明公约


管理细则
为进一步明确工作职责,切实提高工作效率,更好地为全院师生服务,特制定学院办公室管理细则:
1、以强烈的事业心和踏实的工作作风,处理好承办的各种事务,避免工作失误;
2、按时上班,不迟到早退;若有事(包括公事)外出,须告知办公室其它人员;请假半天须经办公室主任同意,请假一天须经分管院长同意,请假一天以上须经院长同意;
3、上班期间不得上网聊天,不得观看电影、欣赏歌曲等与办公无关的上网操作;
4、为提高工作应急能力,办公室人员须24小时保持通讯畅通(包括寒暑假),无特殊情况下,应做到随叫随到;
5、礼貌热情对待来人,实行首问责任制;
6、所有学校及职能部门下发的通知、文件,先由行政秘书按教学、科研与研究生、其它行政进行分类,再分别由教学秘书、科研秘书、行政秘书负责与办公室主任沟通后,进行相应处理;
7、各种需要办理的文件,须及时传达到各有关学科及责任人,在催办和上交材料前,根据需要及时与各学科及责任人联系沟通;
8、乐意接受并及时完成院领导分配的工作任务,不得以各种非正当理由推委;如遇自己不能明确工作任务的具体要求时,应与相关领导及时沟通,以免工作偏差;
9、日常业务工作中,凡有电子文档的应分类放入各文件夹中,存入电脑;如为文本材料,也需分类存档;
10、要有新闻敏锐感,涉及业务中有新闻价值的,应及时写出新闻报道;
11、尽快熟悉自身业务,平时多钻研业务知识,提高实际操作水平,以完全符合业务要求;
12、鼓励有创造性地开展工作,多提合理化建议;
13、记好《工作日志》,记录当天办理的重要事宜,以备日后复查;
14、实行每周轮流值班,保持办公室整洁卫生;
15、严守秘密,凡未公开发布的信息或须保密的事宜,不得私下透露。


岗位职责
 

 



办公室主任岗位职责
1、主持学院办公室日常工作,协助院领导组织协调全院性的重大活动;
2、及时传达并认真贯彻执行学院党总支、行政的各项重大部署和决定;
3、组织起草学院工作计划、报告、总结、规划、决议、决定等综合性文件;组织拟订有关全院性规章制度,以学院名义发布相关事项的通知、通告等;
4、协助院长组织院长办公会议,负责安排学院各种会议、学习和重要活动,并编写学院大事记;
5、协助院长做好财务管理工作;
6、督促、检查、协调各学科贯彻落实学院文件和院领导指示精神,并将落实情况及时向学院领导汇报;
7、负责对外联系和接待工作,负责来信来访的接待、协调、处理和学院的印章管理;
8、负责教职工的请假管理,并做好全院教职工的考勤工作;
9、负责学院的后勤和安全保卫工作,做好节假日值班安排;
10、负责学院对外整体形象宣传,及时将有价值的新闻上报学校有关部门;
11、做好办公室内部的管理及协调工作;
12、完成领导交办的其他工作。 

联系人:姚芳
联系电话:0571-63740889
Email: hjkj@zafu.edu.cn


教务秘书岗位职责
1、负责学籍管理。协助办理学生的报到、注册手续;协助办理学生升、休、复、退、转和留(降)级等各种手续,并及时记载学生学籍变动情况;负责建立、保管全院学生的学籍档案;
2、根据教务处下达的教学任务协助分管院长落实授课教师的安排和课程表的排定发放;
3、经院领导同意后,受理本院教师的课程变动和调课,并统一到教务处办理相关手续;
4、协助做好教学检查工作,收集教学反馈信息,并及时报分管院长;
5、负责教师教学工作量的统计和上报工作;
6、负责学生的选课安排和选课操作指导工作;
7、协助教务处做好等级英语和计算机统考的报名、考务和证书发放工作;
8、组织安排好期末考试,包括:缓考手续的办理、督促教师按时命题、监考教师的安排和考场巡视等;
9、负责学生的成绩管理工作,做好成绩录入和统计工作;
10、做好毕业生资格和授予学位资格的初审工作;
11、填报各种教学报表,回收、上报教学日历;
12、做好有关资料的整理及归档工作;
13、完成领导交办的其他工作。 

联系人:孙璇
联系电话:0571-63741350
Email: hjkj@zjfc.edu.cn


教学秘书岗位职责
1、负责起草教学方面的有关文件和报告;
2、协助分管院长做好有关教学方面的调研工作,负责和完成领导交给的有关教学方面的调研任务;
3、协助分管院长做好教学改革、教学研究工作和实验实训基地建设;
4、协助分管院长和学科做好学科建设、专业建设和课程建设等相关工作;
5、负责毕业生毕业设计、论文答辩等工作;
6、负责学院有关教学会议的安排;
7、负责上级部门教学评估检查的有关准备工作;
8、接待学生和家长有关教学方面的咨询工作;
9、做好有关资料的整理及归档工作;
10、完成领导交办的其他工作。 

联系人:王晓霞
联系电话:0571-63741350
Email: hjkj@zafu.edu.cn


科研秘书岗位职责
1、协助分管院长做好科研规划的制订、实施及科研的总结工作,确保学院科研工作的计划性和常规性;
2、协助分管院长和学科做好科研项目的申报、汇总、初审等科研管理工作;
3、协助分管院长做好教育科研评估、科研成果报奖、推广及对外科研协作等工作;
4、配合做好研究生招生、学科建设和培养工作(包括研究生入学考试、中期考评、开题报告);
5、协助分管院长做好学院硕导遴选工作;
6、协助组织院内学术活动,做好本院科技交流和学术活动的组织、服务工作;
7、起草和整理有关科研、研究生教学方面的材料和报告,负责科研文件的下发和管理;
8、注意科研动态及情报信息的收集与整理,及时、全面、准确地掌握学院科研工作的第一手资料,供领导参考;
9、负责学院科研档案的建立和保管,及时完成科研情况的统计与汇总,负责上级主管部门要求的相关信息上报工作;
10、做好有关资料的整理及归档工作;
11、完成领导交办的其他工作。 

联系人:杨海宾
联系电话:0571-61067735    

Email: hjkj@zafu.edu.cn


研究生秘书岗位职责
1、负责研究生日常教学的组织管理、日常教学质量监控工作的组织,负责管理本学院研究生日常教学的运转工作。  
2、负责本学院研究生选导师、选课的安排与指导工作。
3、负责本学院研究生课程成绩的收取、登记工作,协助研究生处做好学生的学籍管理工作。  

 

4、负责学院研究生教学文件、学业档案的整理归档工作。
5、协助分管领导组织研究生招生、复试事宜。
6、按学校要求组织通知学科研究生论文开题、中期检查、论文答辩与学位授予及学位档案的管理。
7、负责本学院研究生科技创新活动的申报、中期检查、结题的组织与管理。    
8、负责各学科点的硕导博导申报工作,做好导师的培训及考核工作。
9、协助做好学科点申报及学科建设工作。
10、协助做好学院学术分委员会的联络与日常管理工作。
11、责研究生培养及招生相关文件制定与修订工作。
12、负责研究生培养各项政策文件的解释工作。
13、兼任学院的相关人事工作。
14、完成学院领导和办公室主任交办的其它工作。    

联系人:杨海宾
联系电话:0571-61067735
Email: hjkj@zafu.edu.cn  

   
综合秘书岗位职责
1、负责办公用品的领用和分发工作;
2、负责接收、分发、回收及保管上级下发的各类文件;
3、负责学院报刊、信件的分发工作;
4、负责办公室财产的登记与日常维护,做好办公室资产清查工作;
5、负责学院网站的日常维护和更新;
6、负责学院有关会议通知和会议记录;
7、负责会议室的卫生清洁工作;
8、及时查收校园网办公系统的有关通知及会议安排,并通知有关领导和相关人员;
9、做好学院办公室的接待工作;
10、做好有关资料的整理及归档工作;
11、完成领导交办的其他工作。 

联系人:  黄竞人
联系电话:0571-63741351    

Email: hjkj@zafu.edu.cn


工作日志
1、 了便于及时检查、落实、总结学院各项工作,记录全体工作人员的工作成效,使学院办公室工作更加有序、规范、科学,要求办公室人员填写《工作日志》;
2、《工作日志》的内容,包括当天处理的主要事务,处理情况及建议等;
3、按时填写《工作日志》,如遇其他原因耽误,要迅速补记,办公室领导要经常抽查,督促该项工作;
4、《工作日志》填写情况将作为年末考核总结的一项重要内容,也作为总结评比的重要依据。


文明公约
坚持原则 改革创新 爱院如家
努力学习 提高素质 不断进取
尽职尽责 积极主动 遵纪守法
待人热情 细致周到 用语文明
衣着整洁 仪表端庄 举止大方
团结协作 讲究效率 乐于奉献  


  联系电话:0571-63740889   地址:浙江省杭州市临安区武肃街666号东湖校区学7,311300